Aegon

Zijn de werkplekken en de vergaderruimtes voldoende bezet en waar moet er worden schoongemaakt? Theo van Rijn, manager vastgoed bij Aegon, heeft dankzij BeSense inzicht in deze vraagstukken gekregen.

Klantverhaal

Zo’n 500 sensoren hangen er inmiddels in het kantoor van Aegon in Den Haag. Ze houden in de gaten hoe het met de bezetting en de benutting van het gebouw gaat. Wat kleinschalig begon op zijn eigen facilitaire afdeling, is inmiddels uitgegroeid naar een derde van het gebouw. De sensoren zijn te vinden onder de bureaus, in de vergaderruimtes, spreekruimtes en in de voorruimtes van de toiletten. Dit jaar wil Theo verder uitbreiden. “Met meer sensoren in een groter gebied kunnen we nóg beter de effecten op onze huisvesting en de schoonmaak in kaart brengen.”

Minder discussie

Hoe kan de huisvesting het beste worden afgestemd op de benutting van de medewerkers? Daar is Aegon regelmatig mee bezig. Theo: “De data uit BeSense helpen ons daarbij. Op gezette tijden is er discussie over het aantal werkplekken per afdeling en dan vooral over het gevoel dat er een tekort is aan werkplekken. Zodra de data uit BeSense beschikbaar is, blijkt de situatie toch anders te zijn. De werkmethoden veranderen ook regelmatig. Op dit moment is er behoefte aan het werken in (agile) teams en dat vraagt andere huisvesting. De beschikbare data uit BeSense helpen ons om de huisvesting daarop aan te passen.”

Donderdag piekdag

Kom op een donderdag naar kantoor en er is nauwelijks een vrije werkplek te vinden. De data uit BeSense bevestigen dat deze dag een piekdag is en dat de vrijdag een rustige dag is op kantoor. “We wisten alleen nooit precies hoe druk of hoe rustig het op bepaalde momenten was en wat we daarmee konden doen. We zien nu real-time hoe de bezetting van ons kantoor is over de dagen en de uren van de week. Zo kunnen we bijvoorbeeld op vrijdag een aantal ruimtes ‘afsluiten’ zodat daar niet schoongemaakt hoeft te worden. We gaan efficiënter om met de beschikbare ruimte.”

- Via het online dashboard heeft Aegon real-time inzicht in de bezetting en benutting van het gebouw.
- Via het online dashboard heeft Aegon real-time inzicht in de bezetting en benutting van het gebouw.

Na de sensor komt het gedrag

“Een sensor ophangen is één. Er iets mee doen is een ander verhaal. De data uit BeSense helpen om het gedrag van onze medewerkers inzichtelijk te maken. Zij hebben vaak niet in de gaten hoe ze een werkplek benutten. De werkafspraak is dat als je langer dan twee uur je werkplek niet nodig hebt je deze vrijmaakt voor een collega. We zien best vaak dat werkplekken langer dan twee uur onbenut blijven terwijl een manager bij ons aanklopt dat er meer behoefte is aan werkplekken.”

"We zijn een dynamisch bedrijf, dus we willen continu meten. Jaar in, jaar uit."

– Theo van Rijn

“De volgende stap is om BeSense te koppelen aan ons planningssysteem om vergaderruimtes te reserveren. We willen af van ‘no shows’: ruimtes die niet bezet zijn terwijl ze wel gereserveerd waren. BeSense kan vrij snel aangeven wanneer een ruimte toch vrij is. Dan kunnen in ieder geval andere mensen er gebruik van maken. Met dit soort resultaten kunnen we aantonen dat het echt anders kan. Aan onze managers de taak om teams daarop aan te spreken.”

Schoonmaken waar nodig

“We begonnen 1,5 jaar geleden met de vraag: Hoe kunnen we onze manier van schoonmaken verbeteren? Bijvoorbeeld door te werken met slimme prullenbakken. Nu werken we met de schoonmaak-app van BeSense die routes uitstippelt op basis van de verkregen data. Zo hoeven onze schoonmakers alleen daar schoon te maken waar dat nodig is. Het uiteindelijke doel is dat het werk voor onze schoonmakers leuker wordt. Dat zij hun beschikbare tijd efficiënt besteden en werkzaamheden uitvoeren waar behoefte aan is.”

Theo’s tip: “Communiceer over privay”

“De meeste mensen zijn gehecht aan hun privacy. De sensoren zijn niet bedoeld om mensen te volgen of om als een soort prikklok te fungeren. Het zijn anonieme metingen. We hebben geleerd dat het heel erg belangrijk is dat je goed uitlegt wat je met de metingen gaat doen en wat je wil bereiken. Je moet het Big Brother-gevoel zo snel mogelijk wegnemen door er goed intern over te communiceren en het belang voor de organisatie en de medewerker zelf voor het voetlicht brengen.”

Theo van Rijn

Manager vastgoed Aegon

tvanrijn@aegon.nl

Thomas Thunnissen

Manager

thomas@besense.nl
+31 (0)6 21 11 62 58

Probeer BeSense 3 maanden

Zien is geloven. Daarom kun je BeSense 90 dagen gratis testen. Na een kennismaking installeren we binnen 1 dag de demo-kit met 10 BeThere sensoren, een gateway en een BeComfort sensor. Bekijk zelf real-time alle data en na 4 weken bespreken we de eerste resultaten. Dus vraag ‘m aan en we nemen snel contact met je op!

Lees hier wat je moet weten als je een demo-kit aanvraagt.